Laatst bijgewerkt: 15 september 2026
Concept ter controle vóór publicatie
Stichting Regiosymposium Noord-Holland Noord is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens via RSNHN, de app voor het Regiosymposium Noord-Holland Noord, en de bijbehorende deelnemersadministratie.
In deze privacyverklaring leggen we uit welke gegevens we verwerken, waarvoor we die gebruiken en welke rechten je hebt.
1. Wie zijn wij?
Stichting Regiosymposium Noord-Holland Noord
Nieuwe Steen 34
1625 HV Hoorn, Nederland
KvK-nummer: 90756495
E-mail: info@regiosymposium.nl
Website: https://www.regiosymposium.nl
Voor vragen over privacy of verzoeken over je persoonsgegevens kun je contact opnemen via info@regiosymposium.nl.
2. Welke gegevens verwerken we?
Welke gegevens we verwerken, hangt af van je inschrijving, je gebruikersrol en de functies die je gebruikt.
Account- en profielgegevens
Je naam, e-mailadres, gebruikersrol en, wanneer aanwezig, je profielfoto. Je gebruikersrol bepaalt welke onderdelen van de app je kunt gebruiken, zoals de deelnemersomgeving of bestuursfuncties.
Inschrijf- en beroepsgegevens
Contact- en adresgegevens, functie, organisatie en eventueel BIG-nummer. Bij controle van een BIG-nummer worden achternaam en functie uit het BIG-register opgehaald.
Evenementgegevens
Je inschrijving, workshopkeuze, deelname aan het diner en eventueel opgegeven dieetwensen of allergieën.
Ticket- en aanwezigheidsgegevens
Je ticketnummer, QR-code en incheckstatus.
Administratieve gegevens
Betaalwijze, registratie- of kortingscode en opgegeven factuurgegevens.
Communicatie en voorkeuren
Correspondentie met de organisatie en je keuzes voor nieuwsberichten en een eventuele netwerkuitnodiging.
Niet alle gegevens uit de deelnemersadministratie hoeven zichtbaar of opgeslagen te zijn in de app.
We ontvangen gegevens rechtstreeks van jou, via je inschrijving en door verwerking door bevoegde organisatoren, bijvoorbeeld bij ticketcontrole. Voor beroepsgegevens gebruiken we daarnaast het BIG-register.
3. Waarvoor gebruiken we je gegevens?
We gebruiken je gegevens om:
- Je inschrijving en deelname aan het symposium te verzorgen.
- Je persoonlijke omgeving, workshopkeuze en toegangsticket beschikbaar te stellen.
- Tickets te controleren en aanwezigheid te registreren.
- Deelnemers-, sprekers- en organisatorische werkzaamheden te ondersteunen.
- Vragen te beantwoorden en noodzakelijke informatie over je deelname te versturen.
- De deelnemersadministratie en financiële afhandeling te verzorgen.
- De app en de achterliggende systemen te beheren en te beveiligen.
Voor de dienstverlening rond je deelname gebruiken we als grondslag de uitvoering van de deelnameovereenkomst. Voor wettelijk verplichte administratie gebruiken we de toepasselijke wettelijke verplichting.
Voor noodzakelijke beveiliging en het voorkomen van misbruik beroepen we ons op ons gerechtvaardigde belang bij een veilige en betrouwbare dienstverlening. Daarbij wegen we jouw privacybelangen mee.
Voor optionele nieuwsberichten over toekomstige edities en de eenmalige netwerkuitnodiging gebruiken we je toestemming. Je kunt deze intrekken via info@regiosymposium.nl of, wanneer beschikbaar, de afmeldmogelijkheid in het bericht. Dit heeft geen gevolgen voor je deelname.
Dieetwensen kunnen informatie over gezondheid of geloof bevatten. Voor de verwerking van dergelijke bijzondere persoonsgegevens is uitdrukkelijke toestemming nodig. Wij gebruiken deze informatie uitsluitend om rekening te houden met je verzoek bij de catering.
4. Welke gegevens zijn nodig?
Gegevens die op het inschrijfformulier als verplicht zijn aangegeven, zijn nodig om je inschrijving te verwerken en je deelname te organiseren.
Je kunt je zonder BIG-nummer inschrijven via de daarvoor beschikbare optie. Toestemming voor nieuwsberichten en de netwerkuitnodiging is vrijwillig.
Verstrek bij vrije tekstvelden alleen informatie die nodig is voor je vraag of deelname. Vermeld geen persoonlijke gegevens.
5. Wie krijgt toegang tot je gegevens?
Bevoegde bestuursleden en andere betrokken organisatoren krijgen toegang voor zover dat nodig is voor hun werkzaamheden, bijvoorbeeld deelnemersbeheer, workshoporganisatie en ticketcontrole.
Voor onze dienstverlening gebruiken we de volgende systemen en diensten:
| Systeem of dienstverlener | Functie |
|---|---|
| TransIP | Hosting |
| WordPress | Softwareplatform voor de website en gekoppelde functionaliteit |
| Moneybird | Financiële administratie en facturatie |
| Apple / App Store Connect | Beheer en publicatie van de iOS-app via de App Store |
WordPress is software. Het gebruik daarvan betekent niet automatisch dat persoonsgegevens worden gedeeld met WordPress.com of Automattic. Aanvullende plugins kunnen wel externe diensten gebruiken.
Moneybird verwerkt jou NAW-gegevens die nodig zijn voor de facturatie.
Apple verwerkt gegevens bij gebruik van zijn eigen diensten volgens de daarvoor geldende privacyvoorwaarden. Het gebruik van App Store Connect betekent op zichzelf niet dat onze deelnemersadministratie aan Apple wordt verstrekt.
Met dienstverleners die namens ons gegevens verwerken, moeten passende verwerkersafspraken zijn vastgelegd.
Voor het verzorgen van dieetverzoeken delen we alleen de informatie die de cateraar daarvoor nodig heeft.
Verstrekking aan andere partijen vindt uitsluitend plaats wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat, bijvoorbeeld een wettelijke verplichting of jouw toestemming.
6. Waar worden gegevens verwerkt?
Voor hosting gebruiken we TransIP. Daarnaast vindt verwerking plaats binnen de overige diensten die voor de app en deelnemersadministratie worden gebruikt. Alle serverlocaties zijn binnen Europa.
7. Hoe lang bewaren we gegevens?
We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Daarbij hanteren we de volgende criteria:
- Account- en profielgegevens: zolang het account wordt gebruikt voor deelname en bijbehorende dienstverlening. Daarna beoordelen we of verwijdering nodig is.
- Inschrijvingen, workshops en aanwezigheid: totdat de organisatorische afhandeling en eventuele accreditatie, vragen of geschillen zijn afgerond.
- Camerabeelden voor ticketcontrole: deze worden uitsluitend kortstondig gebruikt voor het scannen en inchecken.
- Dieet- en allergiegegevens: uitsluitend zolang nodig voor de catering en de afhandeling van eventuele vragen daarover.
- Financiële administratie: gedurende de toepasselijke wettelijke bewaartermijn.
- Correspondentie: zolang nodig om de vraag of het verzoek af te handelen en relevante afspraken te kunnen onderbouwen.
- Toestemmingsregistraties: zolang nodig om de toestemming of intrekking te kunnen aantonen.
Na afloop verwijderen of anonimiseren we gegevens, tenzij een concrete wettelijke verplichting of lopend geschil verdere bewaring rechtvaardigt.
8. Beveiliging en apparaatfuncties
Wij zijn verantwoordelijk voor passende technische en organisatorische beveiliging van persoonsgegevens.
Gebruikersrollen en toegangsrechten
De app onderscheidt een deelnemersomgeving en bestuursfuncties. De gebruikersrol bepaalt welke onderdelen beschikbaar zijn. Toegang tot deelnemersbeheer en ticketcontrole is bedoeld voor bevoegde bestuursleden en organisatoren, passend bij hun werkzaamheden.
Camera en ticketcontrole
De camera wordt gebruikt om de QR-code van een toegangsticket te lezen. Camerabeelden worden uitsluitend kortstondig gebruikt voor het inchecken. De verwerking is gericht op het herkennen van het ticket en het bijwerken van de incheckstatus.
Voor gebruik van de camera vraagt de app toegang via de apparaatinstellingen. Zonder cameratoegang kan de scanfunctie niet worden gebruikt.
9. Jouw rechten en account verwijderen
Je kunt vragen om inzage, correctie of verwijdering van je persoonsgegevens. Ook kun je, wanneer de wettelijke voorwaarden daarvoor gelden, vragen om beperking of overdracht van je gegevens en bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang.
Waar verwerking op toestemming berust, kun je die toestemming altijd intrekken.
Stuur je verzoek naar info@regiosymposium.nl. We kunnen aanvullende informatie vragen om je identiteit te controleren, maar vragen niet meer dan noodzakelijk.
We reageren in beginsel binnen één maand. Als een verlenging nodig en toegestaan is, informeren we je binnen die maand over de reden.
Bij verwijdering kunnen gegevens behouden blijven als daarvoor een wettelijke verplichting bestaat of voor zover ze noodzakelijk zijn voor een rechtsvordering. We lichten toe welke gegevens dat zijn en waarom we ze bewaren.
Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
10. Geautomatiseerde verwerking
Het inschrijfformulier kan beroepsgegevens automatisch controleren aan de hand van het BIG-register. Een dergelijke controle is niet op zichzelf hetzelfde als een volledig geautomatiseerd besluit met juridische of vergelijkbaar aanzienlijke gevolgen.
11. Wijzigingen
Bij wijzigingen in onze dienstverlening of gegevensverwerking passen we deze verklaring aan. Bovenaan staat de datum van de laatste wijziging.
Bij belangrijke wijzigingen informeren we betrokken gebruikers op een passende manier. De verklaring moet na publicatie openbaar toegankelijk zijn via onze website en gemakkelijk vindbaar zijn in de app.